COMITE DE MANAGEMENT - REUNION DU 1ER JUILLET 2002

Le Comité de management a pris note de la composition du nouveau Comité exécutif de l'Association du personnel et félicité M. J.-P. Matheys pour sa réélection en qualité de Président, ainsi que MM. M. Goossens et M. Vitasse qui ont été élus vice-présidents.

Résultats de la semaine de réunions de juin

Le Directeur général a présenté les principaux résultats des réunions du Conseil et de ses comités pendant la semaine du 17 au 21 juin. Il a indiqué que, suite à l'examen par les différents comités du rapport définitif du Comité d'examen externe, le Conseil a accepté les recommandations de l'ERC sur le projet LHC et la gestion de l'Organisation, estimant que le rapport et les propositions de la Direction constituaient une avancée importante vers une résolution des problèmes recensés depuis l'apparition, au second semestre 2001, de l'insuffisance de crédits pour le LHC et vers le rétablissement d'un climat de confiance. Un ensemble équilibré de mesures permettra de faire face aux surcoûts du projet LHC et sera financé en partie sur le budget du CERN, en partie par des économies réalisées grâce à la modification du calendrier du projet et en partie par l'allongement jusqu'en 2010 de la période de remboursement des dettes. Bien que le scénario de base sans contributions supplémentaires des Etats membres au budget du CERN ait prévalu, certaines délégations n'ont pas exclu la possibilité de nouvelles ressources pour des programmes spécifiques du CERN comme l'informatique ou la R&D sur les accélérateurs, ultérieurement, lorsque la situation de l'Organisation sera rétablie.
En approuvant les recommandations de l'ERC, le Conseil a demandé à la Direction de fournir en septembre une liste de mesures et un calendrier pour leur mise en oeuvre, et a créé un groupe de mise en oeuvre qui doit formuler, également en septembre, des propositions pour l'instauration d'un comité d'audit indépendant. Il a invité la Direction à préparer pour décembre une proposition de révision du cadre financier de 1996 pour le LHC donnant la priorité absolue à l'achèvement de cette machine jusqu'au début de son exploitation en 2007 ; cette révision inclura le coût du projet LHC jusqu'à son achèvement, les ressources pour le programme hors LHC ainsi qu'un nouveau cadre financier et un nouveau plan d'effectifs d'ensemble à long terme pour l'Organisation.
D'autres décisions importantes ont été prises pendant la semaine de réunions, à savoir l'approbation unanime par le Conseil, d'une part, de la proposition concernant le déblocage du reste de la partie retenue sur les ressources affectées au projet LHC dans le budget du matériel 2002 et, d'autre part, des montants du budget 2003, afin que le projet préliminaire détaillé de budget 2003 puisse être préparé en vue de sa présentation en septembre. Une décision officielle concernant le plan à moyen terme jusqu'en 2006 sera prise ultérieurement, au vu de la liste de mesures et du plan pour la mise en oeuvre des recommandations de l'ERC. Enfin, en vue d'une décision en décembre, le Comité des finances a donné le feu vert à la négociation d'un prêt à moyen terme pour le LHC, dont le principe a déjà été approuvé par la Banque européenne d'investissement.
Récapitulant la situation actuelle et les autres mesures requises, le Directeur général a fait observer que la Direction, l'ERC et le Conseil étaient à présent parvenus à une entente et a remercié les membres du Comité de management d'avoir soutenu et aidé l'Organisation à surmonter les difficultés récemment rencontrées. Toutefois, avant que l'on puisse considérer que la situation de l'Organisation s'est rétablie, le CERN doit encore parvenir à des résultats concrets dans des domaines cruciaux et réaffirmer avec force son rôle sur le plan international. Les priorités immédiates consistent entre autres à achever la consolidation des effectifs pour la supervision de la production du câble et des aimants, arrêter les modalités du « contrat » avec les chefs de groupe responsables des lots de travaux pour le LHC et définir les besoins correspondants en matière d'internalisation. Outre la présentation du plan financier révisé pour le LHC demandé par le Conseil, la Direction devra, d'ici la fin de l'année, avoir réalisé un examen des besoins en ressources humaines, parachevé la proposition concernant l'instauration d'une catégorie de personnel recruté localement et mis en oeuvre le système d'analyse de la valeur acquise (EVM) pour le LHC.

Préparation de la réunion Morges III

J. van der Boon, Directeur de l'Administration, a présenté un projet de document du Comité d'examen des ressources humaines fixant les buts et les objectifs de la réunion « Morges III » qui aura lieu les 28 et 29 octobre afin d'examiner les besoins de l'Organisation en ce qui concerne les effectifs du personnel et ceux des services industriels pour mener à bien le programme d'activités redéfini pour la période 2003 à 2010. « Morges III », du nom de la localité qui a accueilli la première réunion entre directeurs et chefs de divisions organisée en dehors du CERN et consacrée à des sujets spécifiques, fera partie d'un processus d'examen annuel qui débutera immédiatement après la semaine de réunions de juin.
Afin que la réunion repose sur des éléments matériels solides, le Directoire a demandé aux divisions de réaliser un examen approfondi par groupe et par activité des services et lots de travaux spécifiques requis pour l'exécution de leurs mandats respectifs, en tenant compte du nouveau programme scientifique, de la planification du projet LHC et de la restructuration pour le secteur des accélérateurs. Les résultats de ces études, qui seront basées sur un modèle de présentation commun, seront ensuite intégrés dans un plan global pour chaque secteur. La réunion de Morges aura pour principaux objectifs de donner une vue homogène des plans d'effectifs sectoriels de 2003 à 2010, définir les profils de compétences requis pendant la période de construction et les premières années d'exploitation du LHC, déterminer les principaux problèmes auxquels les secteurs devront s'attaquer pour mettre en oeuvre leurs plans d'effectifs et proposer des solutions à tout problème mis en évidence, l'objectif ultime étant la réalisation d'un plan d'effectifs pour l'ensemble du CERN pour la période allant jusqu'en 2010. Un autre objectif spécifique sera de définir clairement la mission de chaque division.

Questions relatives à la mise en oeuvre des mesures d'austérité

Pour donner suite aux précédentes recommandations du groupe de réflexion 3 sur l'appui industriel et les contrats concernant les mesures de contrôle et d'économies, K.-H. Kissler, Contrôleur du programme du CERN, a présenté des propositions pour lier les droits de signature à des codes d'activités et des numéros SCEM (numéros de catalogues de magasins) afin de renforcer le contrôle sur l'achat de certains articles déterminés. Les demandes d'achat et de matériel seront désormais acheminées par le système EDH (gestion électronique des documents) en fonction des codes d'activités et des numéros SCEM, et les dépenses concernant une liste sélective d'articles « contrôlés » comme le matériel informatique, les téléphones, le matériel photographique, les imprimantes, etc., devront être approuvées à la fois par le chef de groupe et le chef de division, quel qu'en soit le montant. Le moratoire sur l'achat de mobilier sera également maintenu.
Le Comité de management a examiné divers aspects pratiques de la proposition, et noté que les chefs de division pourront déléguer leur autorité aux DPO pour l'approbation de dépenses concernant des articles « contrôlés ». Il a été convenu que la proposition devrait être mise en oeuvre pendant une période d'essai de six mois à l'issue de laquelle la situation sera réexaminée à la lumière de l'expérience acquise et notamment d'une évaluation des économies réalisées.

Distribution du courrier

J. Ferguson, chef de la Division AS, a indiqué que suite aux discussions avec l'entreprise responsable du courrier et le personnel du Bureau du courrier, un accord a été obtenu qui permettra de maintenir des livraisons au niveau de chaque point de distribution tout en réalisant en grande partie la réduction prévue du budget en 2002. Par conséquent, le service de distribution du courrier reviendra à son niveau antérieur dans tout le Laboratoire pendant l'été. Le courrier sortant sera déposé au niveau d'un point de collecte unique à l'extrémité de chaque couloir. De nouvelles discussions sont en cours entre les divisions ST, SPL et AS quant à la possibilité d'un service de distribution intégré pour le courrier interne, les articles de magasins et les petits colis, qui permettrait de réaliser des économies supplémentaires à partir de 2003, sans affecter les niveaux des services.