Le coin de l’Ombuds: entre Charybde et Scylla ? Essayez le dialogue !

Dans cette série, le Bulletin a pour but de mieux expliquer le rôle de l'Ombuds au CERN en présentant des exemples concrets de situations de malentendus qui auraient pu être résolus par l'Ombuds s'il avait été contacté plus tôt. Notez que les noms, dans toutes les situations que nous présentons, sont imaginaires et utilisés dans le but de simplifier la compréhension.

 

Greg* est un étudiant au CERN faisant sa thèse de doctorat. Son directeur de thèse, Wilbur*, réside dans une Université éloignée et ne vient pas souvent au CERN si bien que Greg interagit avec lui le plus possible par téléphone ou par courriel. Il n’a la chance de discuter directement avec lui qu’aux occasions où il prend l’avion pour se rendre dans son Institut ou lorsqu’un meeting général du projet est tenu au CERN. Au CERN, Greg est sous la supervision d’un Chef de Section, Phil*, qui est responsable de toute la partie du projet pour laquelle Greg travaille.

Après deux ans, en fait lorsqu’il rendit son deuxième rapport écrit soulignant ses activités passées et celles nécessaires à la rédaction finale de son mémoire de doctorat, Greg fut appelé par son superviseur CERN qui lui notifia que son travail n’était pas au niveau requis et que beaucoup d’éléments manquaient dans son étude. Greg alors argumenta que Phil l’avait surchargé de beaucoup de tâches supplémentaires et qu’en conséquence il n’avait pas eu assez de temps dans son calendrier pour remplir les buts fixés pour sa thèse. Phil alors insista que ce travail de thèse était vraiment de la responsabilité de Greg et que les tâches additionnelles qu’il lui avait demandées avaient la priorité et devaient être considérées comme une part normale de son travail d’étudiant CERN. Cette situation problématique augmenta encore lorsque le directeur de thèse de Greg l’appela pour lui dire qu’il n’était pas très satisfait de l’avancement de son travail, et qu’en plus il avait reçu des plaintes à son sujet de la part de son superviseur CERN. Le temps pressait vraiment, car Greg avait déjà passé deux ans à travailler sur le sujet.

Greg alors vint vers l’Ombuds pour partager avec lui son dilemme: soit il travaillait sur les activités CERN qui lui étaient demandées et pourrait manquer le délai de sa thèse, soit il se concentrait à finir sa thèse en prenant le risque d’augmenter un conflit possible avec son superviseur CERN. Que faire ? Est-ce que cette façon dualiste de contempler la situation était la seule possible ?

Au cours de la discussion avec l’Ombuds, Greg décida de demander à Phil et Wilbur un meeting commun où les exigences pour sa thèse pourraient être revues et agréées et où il demanderait à Wilbur de prolonger un peu le délai de son doctorat et de le supporter financièrement à temps partiel pour cette période additionnelle. Un tel arrangement permettrait entretemps à Greg de satisfaire les buts prioritaires définis dans sa Section du CERN. Phil fut d’accord avec cela et promis de donner son support à Greg lors du meeting avec Wilbur.

Conclusion:
Une telle situation où deux lignes de management différentes sont présentes n’est pas rare. La même problématique peut surgir pour des personnes travaillant dans un Projet, dirigé par un(e) Chef(fe) de Projet, tout en étant soumis à la chaîne managériale du CERN. Dans un cas de vues différentes sur la prise d’ordres par exemple entre le(la) Chef(fe) de Projet et le superviseur, un conflit peut se développer. La seule solution est que toutes les parties – l’étudiant ou le membre du personnel, le(la) Chef(fe) de Projet ou le directeur de thèse et le superviseur CERN – travaillent ensemble d’une façon transparente.

* Le nom et le scénario sont purement imaginaires.

Adressez-vous à l’ombuds sans attendre !

 

par Vincent Vuillemin