Visas d’entrée et de séjour dans les États hôtes

1. Qu’est-ce qu’un visa ?

Le visa est une autorisation administrative permettant le transit, l’entrée ou le séjour, dans un État étranger, des ressortissants de pays soumis à cette obligation.
Parmi les nombreux types de visas, on relève tout particulièrement :

a) le visa court séjour (visa de type « C Schengen »), qui permet d’entrer et résider dans l’Espace Schengen1) pour une période continue ou discontinue ne dépassant pas 3 mois sur une période de 6 mois, à compter de la 1ère entrée dans l’Espace Schengen ;

b) le visa long séjour (visa de type « D » ou « visa national aux fins de prise de fonction »), qui est exigé pour les séjours de plus de 3 mois, permettant l’obtention d’un document de légitimation (titre de séjour) des États hôtes :

  • Carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères suisse ;
  • Titre de séjour spécial du Ministère français des Affaires étrangères et européennes.

Depuis le 5 avril 2010, le visa « D » est également valable pour des séjours allant jusqu’à trois mois au maximum dans l’Espace Schengen.

2. Qui est soumis à l’obligation du visa ?

Pour entrer et séjourner dans les États hôtes de l’Organisation, la Suisse et la France, tout ressortissant d’un pays tiers (personne non ressortissante de l’Espace économique européen2) ni de la Suisse) est en principe soumis à visa.

Toutefois, conformément à des accords internationaux, certains ressortissants de pays tiers sont dispensés de l’obligation du visa, principalement de court séjour. Il s’agit, par exemple, des ressortissants d’Argentine, d’Australie, d’Israël, du Canada ou des États-Unis pour un court séjour sans activité lucrative.

En outre, les titulaires d’un passeport valable, accompagné d’une autorisation de séjour délivrée par un État Schengen, peuvent circuler ou séjourner dans les autres pays de l’Espace Schengen pendant une période maximale de 3 mois. C’est le cas des membres du personnel disposant de documents de légitimation délivrés par les États hôtes, ainsi que des membres de la famille.

Cf.:
Il est rappelé que ni les copies de documents de légitimation en cours de renouvellement ni les documents expirés ne sont valables pour le passage de frontières.

Les personnes quittant définitivement le CERN à l’issue de leurs fonctions peuvent conserver leurs documents de légitimation le temps nécessaire au déplacement dans l’espace Schengen, pour autant que lesdits documents soient valides pendant toute la durée du déplacement et qu’ils soient restitués au CERN dès leur arrivée dans leur nouveau pays de résidence.

Les prescriptions détaillées par pays sont consultables sur les sites de l’Office fédéral des Migrations suisse ou du Ministère des Affaires étrangères et européennes français.

Compte tenu de la complexité de la matière et des modifications qui peuvent intervenir à tout moment, toute personne devant se rendre au CERN doit se renseigner préalablement auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui lui sont applicables, en précisant la nature et la durée de son séjour.

3. Quel type de visa demander ?

a) Court séjour (maximum 3 mois par période de 6 mois)

Un visa de type « C Schengen », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du Consulat suisse ou français du lieu de résidence, au moyen d’une lettre d’invitation officielle ou d’un Protocole d’accueil3) (cf. paragraphe 4 ci-dessous).

Remarque : ce visa ne permet pas l’obtention d’un titre de séjour et ne peut pas être renouvelé.

b) Long séjour (séjour supérieur à 3 mois) :

• Première prise de résidence en Suisse
Avant le départ, un visa suisse de long séjour « type D », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du Consulat de Suisse du lieu de résidence (cf. paragraphe 4 ci-dessous).

• Première prise de résidence en France
Avant le départ, un visa français de long séjour « type D », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du Consulat de France du lieu de résidence (cf. paragraphe 4 ci-dessous).

Dès lors qu’ils l’accompagnent ou le rejoignent en France, les conjoints, enfants ou ascendants à charge d’un ressortissant suisse ou d’un Etat de l’Espace économique européen4), à l’exception de la France, sont soumis à un régime spécifique (cf. CERN/DSU-RH/13173 du 19 juin 2007) :
  • s’ils sont soumis à visa d’entrée, un visa de court séjour (« type C ») sera demandé à la place du visa de long séjour ;
  • s’ils ne sont pas soumis à visa d’entrée, aucun visa ne sera nécessaire.

Remarque :

si le lieu de résidence définitif n’est pas déterminé au moment de la demande de visa, alors une demande de visa devra être déposée auprès de chacun des Consulats (suisse et français), en vue de l’obtention des visas « D » valables pour chaque pays.

• Déménagement de Suisse en France
Un visa français de long séjour (« type D ») devra être obtenu auprès du Consulat de France à Genève (cf. paragraphe 4 b) ci-dessous) en vue de l’obtention d’un Titre de séjour spécial français.

• Déménagement de France en Suisse
Aucune démarche n’est nécessaire pour le membre du personnel déjà titulaire d’une carte de légitimation suisse. Les membres de la famille obtiendront une carte de légitimation suisse sur présentation d’une copie de leur titre de séjour spécial français aux autorités suisses.

4. Comment obtenir un visa ?

La procédure d’invitation officielle doit être suivie. Le ou les visas nécessaires doivent impérativement être obtenus avant l’arrivée au CERN et pour la durée nécessaire, aucune prolongation du séjour ni modification du type de visa n’étant possible.

a) Pour la Suisse

Une lettre d’invitation officielle (cf. nouveaux modèles, qui doivent être adaptés selon la durée du séjour, inférieure ou supérieure à 90 jours consécutifs), signée par un membre du personnel autorisé (cf. paragraphe 5 ci-dessous), est communiquée au futur membre du personnel, soit par le département des ressources humaines, soit par le secrétariat du groupe ou de l’expérience concerné.

Si un visa est requis, le membre du personnel en fait la demande, pour lui et sa famille, auprès du consulat suisse compétent (en règle générale, celui de sa résidence actuelle) en présentant l’original de la lettre d’invitation officielle.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation du visa doivent fournir au Consulat suisse compétent, à l’appui de leur demande de visa, une copie de la carte de légitimation du titulaire principal.

b) Pour la France

o Séjour maximum de 3 mois par période de 6 mois : Protocole d’accueil

Seules les personnes qui, d’une part, sont ressortissantes d’un État n’appartenant pas à l’Espace économique européen ou non suisses et, d’autre part, mènent des travaux de recherche ou dispensent un enseignement de niveau universitaire au CERN peuvent bénéficier d’un « Protocole d’accueil ».

Le « Protocole d’accueil », dûment complété et signé par une des personnes autorisées (cf. paragraphe 5 ci-dessous), est transmis au service des relations avec les Pays hôtes. Ce dernier y appose son cachet, le fait viser par la Sous-Préfecture de Gex (les lundis, mercredis et vendredis) et le retourne, le jour même, à la personne précitée. Celle-ci communique le « Protocole d’accueil » au scientifique concerné, en principe en l’annexant à la lettre d’invitation officielle pour la Suisse.

Si un visa est requis, ce dernier en fait la demande auprès du consulat compétent en présentant l’original du Protocole d’accueil. Les membres de la famille sont également couverts par le Protocole d’accueil.

o Séjour supérieur à 3 mois : Note verbale au Ministère des affaires étrangères et européennes

Cette procédure s’applique aux personnes qui ont droit à un titre de séjour spécial du Ministère français des affaires étrangères et européennes.

La personne dûment autorisée (cf. paragraphe 5 ci-dessous), chargée de l’invitation, établit une note verbale (cf. modèle) et la communique au service des relations avec les Pays hôtes par courrier électronique (relations.secretariat@cern.ch).

Ce Service transmet la note au Ministère français des affaires étrangères et européennes, qui effectue les contrôles nécessaires et donne son accord pour la délivrance du visa long séjour de type « D » portant la mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée ».

L’intéressé se présente, au plus tôt une semaine et au plus tard deux mois après l’envoi de la note, au consulat indiqué pour accomplir les formalités. Toutefois, si le consulat compétent est celui de Genève (personnes résidant dans les cantons de Genève ou Vaud), l’intéressé attend que le Bureau des cartes du département des ressources humaines prenne contact avec lui.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation du visa de long séjour doivent également suivre la procédure de la note verbale ci-dessus.

Les démarches pour l’obtention du visa de long séjour prennent environ trois semaines, c’est pourquoi elles doivent être entreprises à temps. La demande de titre de séjour spécial doit être faite dès l’arrivée au CERN, car la durée maximale de validité du visa de type « D » est limitée à 3 mois.

5. Personnes autorisées à signer les lettres d’invitation officielle

La liste des personnes autorisées à initier la procédure d’invitation officielle figure dans le document « Procédure d’obtention de visas suisses et français », publié dans la rubrique « Visas, séjour » du site http://www.cern.ch/relations.


1) Espace Schengen : Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse.

2) 4) Espace économique européen (EEE) : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie, Suède.

3) Même si le visa C Schengen est obtenu auprès d’un consulat suisse sur la base d’une lettre d’invitation, le Protocole d’accueil reste nécessaire dans tous les cas, car il fait également office d’autorisation de travail en France pour les ressortissants des pays non membres de l’Espace économique européen (EEE) ou non suisses.


Service des relations avec les Pays hôtes
Tél. : 72848

par DG Unit