Le coin de l'Ombuds : entretiens MARS, l'occasion de mieux se comprendre (première partie)
Alors que les entretiens d'évaluation annuels (MARS) commencent, prenons le temps de réfléchir aux moyens de les rendre fructueux. Que vous soyez le superviseur ou le supervisé, vous devez aborder cette procédure après une bonne préparation, et avec un état d'esprit ouvert, pour qu’il s’agisse d’autre chose que d’une simple formalité.
« Les entretiens MARS, c’est juste une formalité. » « Mon chef ne semble pas se rendre compte de tous les efforts nécessaires dans mon travail. » Ce sont là deux remarques qu’on entend souvent au sujet des entretiens MARS. Pourtant, si l’on garde une attitude ouverte et qu'on a assuré une préparation solide, l’entretien annuel peut être une excellente occasion de mieux se comprendre.
Si vous êtes le superviseur, rappelez-vous que chacun a besoin de se sentir valorisé. L’entretien annuel n’est pas seulement un moment qui permet de revenir sur le travail effectué, qui pourra ainsi être mieux compris et mieux reconnu, c’est aussi l’occasion de faire en sorte que les membres de votre équipe se sentent valorisés pour ce qu’ils sont et pour ce qu’ils apportent, chacun et chacune, à l’Organisation.
Mais qu’est-ce qui fait que les gens se sentent valorisés ? Déjà, le fait que vous montriez que vous comprenez et appréciez ce qu’ils ont réalisé. En même temps, il est aussi très important de reconnaître ce qu’ont signifié ces réalisations du point de vue de la personne supervisée, en faisant état des efforts qu'elle a dû faire pour arriver au but. Bien souvent, les superviseurs s'arrêtent au premier aspect – comprendre et apprécier ce qui a été fait. Cependant, le fait d’aller plus loin, en reconnaissant explicitement les capacités intrinsèques auxquelles le membre de l’équipe a dû faire appel pour atteindre ses objectifs, permettra à cette personne de se sentir véritablement valorisée.
Naturellement, il est important, en tant que superviseur, de venir à l’entretien bien préparé, avec une idée précise du travail du membre de votre équipe. En même temps, il est nécessaire de garder l’esprit ouvert, d’écouter le point de vue de votre interlocuteur sur son travail et de se préparer éventuellement à adapter son propre point de vue.
Si vous prenez le temps de vraiment écouter et si vous montrez que vous comprenez le point de vue de la personne qui est en face de vous, il sera plus facile, d’une part de souligner ce qui va bien, mais aussi de l’amener à changer de perspective.
Vous serez surpris de voir comment cette approche vous permettra de donner un feed-back équilibré et d'évoquer plus facilement les points à améliorer. Les superviseurs hésitent souvent à formuler des critiques, car ils se préoccupent de la réaction qu’ils vont produire. Il est beaucoup plus facile pour la personne supervisée d’entendre les suggestions visant à améliorer son travail si elle sent que ses efforts précédents ont été compris et reconnus.
Venez à cet entretien avec une attitude ouverte, en étant attentif au ressenti du membre de votre équipe sur son travail. Prendre en compte un point de vue différent ne signifie pas nécessairement être d’accord avec ce point de vue. Cela crée néanmoins une base de compréhension mutuelle : en montrant que vous êtes disposé à être influencé par l’autre personne, vous créez un climat qui l’invite à écouter à son tour et à être disposée à être influencée par vous.
Rappelez-vous que votre but n’est pas seulement de dire à vos collaborateurs ce que vous pensez de leur travail, c’est aussi de leur faire sentir que leurs réalisations sont importantes et de leur proposer des moyens de continuer à s'améliorer.
S’il se déroule dans cet esprit, l'entretien MARS n'est plus du tout une simple formalité. Votre collaborateur se sentira valorisé et vous, en tant que superviseur, vous aurez transmis votre message de façon à être entendu.
Dans le prochain numéro du Bulletin, nous verrons comment chacun peut tirer parti au mieux de son entretien MARS.
« Chercher à comprendre avant de chercher à être compris. »
Stephen Covey – Les sept habitudes des gens efficaces
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N.B. : vous pouvez retrouver tous les « Coins de l’Ombuds » sur le blog de l’Ombuds.
