Le coin de l'Ombuds : l’entretien MARS, un véritable échange pour une compréhension mutuelle (deuxième partie)
Alors que les entretiens d'évaluation annuels (MARS) commencent, prenons le temps de réfléchir aux moyens de les rendre fructueux. Comme promis, je vais maintenant évoquer la façon dont vous pouvez profiter de cette occasion pour faire part de votre expérience et renforcer le dialogue avec votre superviseur.
« Les entretiens MARS, c’est du temps perdu. » « La personne que je supervise ne supporte pas les critiques constructives. » « J'ai beaucoup d'appréhension pour mon entretien. » Voilà des remarques que l’on peut entendre au Bureau de l'Ombuds et au CERN à cette époque de l'année. Pourtant, avoir la bonne approche peut faire de ce moment bien plus qu’une simple formalité. Dans le dernier Coin de l’Ombuds, j’ai voulu rappeler aux superviseurs que, lors de leurs entretiens MARS, il fallait avant tout qu’ils cherchent à comprendre leurs interlocuteurs. Si cela est essentiel pour les superviseurs, ça l’est tout autant pour les personnes supervisées. Vos superviseurs attendent également de vous que vous reconnaissiez et compreniez leurs points de vue. C’est à cette condition seulement qu’un véritable dialogue peut s’engager.
L’exercice MARS est un échange qui dépend beaucoup de la manière dont vous l’abordez. Ne considérez pas cette évaluation juste comme une formalité ; essayez de voir ce que vous voudriez en tirer et gardez cela à l'esprit pendant tout l'entretien. C’est le moment pour vous de partager votre ressenti avec votre hiérarchie et de faire en sorte que votre point de vue soit écouté. C’est également l’occasion de faire part de vos centres d’intérêt et de vous mettre d’accord sur de futurs objectifs.
Là encore, une préparation solide est indispensable : rassemblez toutes les informations pertinentes liées à vos objectifs avec des exemples concrets démontrant comment ceux-ci ont été atteints. Si vous avez rencontré des difficultés, évoquez-les franchement de manière à pouvoir déterminer avec votre superviseur comment les surmonter. Soyez clair quant à ce que vous voulez qu’il ressorte de la discussion et n’hésitez pas à demander l’avis de votre superviseur sur des questions particulières si elles ne sont pas évoquées spontanément.
On ne soulignera jamais assez combien il est important de venir à l’entretien avec un état d’esprit ouvert. S’il est essentiel de venir à l’entretien bien préparé, il est également important d’être prêt à écouter et à comprendre le point de vue de l’autre. Des études ont montré que la plupart des gens n’écoutent pas avec l’intention de comprendre, mais écoutent avec l’intention de répondre. Si vous faites vraiment l’effort de comprendre ce qui est dit, vous serez en bien meilleure position pour défendre votre travail efficacement ou recevoir un feedback avec un esprit constructif.
Ce n’est bien sûr jamais facile d’entendre des critiques sur son travail, surtout quand on y a consacré beaucoup d’efforts ; on peut se sentir blessé, être déçu, voire irrité. Prenez du recul et gardez en vue votre objectif, à savoir tirer profit de cet échange avec votre hiérarchie. Aussi, écoutez les commentaires qui sont formulés et essayez de voir comment ils peuvent vous être utiles. Cela vous aidera à passer outre la réaction émotionnelle et vous permettra d’évaluer si certains commentaires sont fondés, ou s’ils méritent réflexion. Rappelez-vous que votre chef est là pour superviser et évaluer votre travail, mais également pour vous apporter le soutien dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs.
Enfin, n’oublions pas que l’entretien est un échange de vues, et que c’est également une excellente opportunité pour vous de donner votre propre feedback à votre superviseur. Là encore, une bonne préparation est essentielle. Plus le feedback est précis, plus il a de sens.
Si les deux parties viennent à l’entretien bien préparées, en désirant véritablement tirer profit le plus possible de cet échange, l'exercice n'en sera que plus productif. Prenez le temps de réfléchir à ce que vous souhaitez dire et souvenez-vous que votre HRA est là pour répondre à toutes vos questions ou pour vous aider à vous préparer si vous en avez besoin.
« Commencer avec le but en tête [… ] écouter avec l’intention
de comprendre, [… ] pas de répondre »
Stephen Covey – Les sept habitudes des gens efficaces
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N.B. : vous pouvez retrouver tous les « Coins de l’Ombuds » sur le blog de l’Ombuds.
