Le CERN vend son système de gestion électronique de documents

L'entreprise britannique Transacsys a annoncé cette semaine avoir acquis pour 1 MCHF les droits sur le système de gestion électronique de documents (EDH) du CERN qui, ces dix dernières années, a révolutionné les procédures administratives du Laboratoire. Dans le cadre de ce marché, le CERN et Transacsys collaboreront au développement d'EDH au cours des douze prochains mois. Le CERN fournira du personnel et son savoir-faire et conservera un droit d'utilisation d'EDH, lequel sera également mis gratuitement à la disposition d'autres laboratoires de physique des particules : un parfait exemple de la politique actuelle menée activement par le CERN en matière de transfert de technologie. Les négociations sont le fruit d'une collaboration fructueuse entre les Divisions AS et ETT, sur les recommandations du Comité consultatif pour la technologie et avec l'aide de la Division SPL.
EDH a vu le jour en 1991 lorsque John Ferguson et Achille Petrilli de la Division AS ont lancé le projet Advanced Informatics Support, dont l'objectif était de fournir une solution économique pour réduire les frais administratifs et d'offrir à ses utilisateurs une interface moderne et conviviale qui leur permettrait de se concentrer sur leurs activités essentielles. EDH, un élément-clé du projet, devait permettre d'obtenir sous forme électronique les formulaires administratifs du CERN. Des demandes de congé aux demandes d'achat, plus d'une centaine de formulaires papiers différents étaient utilisés au CERN. Ils étaient souvent remplis à la main, retapés, approuvés, signés, et saisis une nouvelle fois dans le système adéquat - certainement pas la meilleure façon de procéder.
Lorsque EDH a été créé, il n'existait pas de progiciel commercial pouvant traiter tous les types de documents utilisés au CERN ; l'Organisation a donc décidé de créer son propre progiciel. La première version, lancée en 1992, reposait sur la grande installation informatique centralisée du Laboratoire. Peu de temps après, quand l'informatique centralisée a laissé la place à l'informatique décentralisée, elle a été remplacée par un modèle client-serveur, chaque membre du personnel ayant une application EDH sur son ordinateur de bureau. Une solution idéale pour le personnel au CERN, mais pas pour les utilisateurs répartis à l'extérieur du Laboratoire, de sorte qu'en 1998, EDH a été transféré sur le Web - lui-même inventé et mis au point au CERN au début des années 90.
« Ce transfert s'est accompagné d'une méthode hautement structurée de programmation à base de standards », explique James Purvis, qui était, avec Derek Mathieson, responsable de cette étape du projet. « Tous les codes devaient être écrits en Java selon des conventions bien définies ». Cela signifie que les programmeurs, qui sont souvent des étudiants, peuvent venir au Laboratoire et repartir en laissant derrière eux des unités de code - les modules d'EDH - dont la maintenance est facilitée. Cette stratégie, qui a été un grand succès, a débouché sur un système flexible dans lequel quatre semaines suffisent pour intégrer de nouveaux formulaires. C'est également ce qui a rendu le système attractif sur un plan commercial dans la mesure où les mêmes modules peuvent être facilement adaptés aux besoins d'une organisation quelconque. On a même dit à propos d'EDH qu'il s'agissait d'un projet pour la réalisation de systèmes de commerce électronique (e-business) à grande échelle.
L'EDH du CERN est désormais utilisé par 6000 personnes qui travaillent dans le monde entier. Grâce à EDH, un utilisateur qui fait une demande urgente de matériel à cinq heures de l'après-midi par exemple, le trouve sur son bureau le lendemain matin. EDH achemine la demande jusqu'au centre d'autorisation concerné, puis envoie la commande aux fournisseurs. En outre, peu importe le lieu où se trouve le demandeur ; les visiteurs ont ainsi l'assurance d'avoir dès leur arrivée au CERN tout ce dont ils auront besoin pendant leur séjour.
Lorsque Transacsys a contacté le CERN pour la première fois, c'était pour lui demander des conseils pour l'évaluation d'un progiciel produit par un éditeur de logiciels, qu'elle envisageait d'acheter. Une démonstration d'EDH l'a néanmoins convaincu que le système du CERN répondait mieux aux besoins de sa clientèle. De plus, l'importante communauté des utilisateurs du CERN illustrait à la perfection les possibilités d'EDH.
Avec une base de quelque 3500 clients de par le monde, Transacsys se définit comme une petite entreprise ayant de grandes ambitions. Cet accord lui permettra de les assouvir.