En avoir pour son argent
La semaine dernière, la section Services industriels et infrastructure générale du groupe Achats et services industriels a reçu des dizaines d’offres en un seul jour. Ces offres faisaient suite à quatre appels d'offres dans le cadre de la procédure d'adjudication dite au mieux-disant. Cette méthode d’adjudication, introduite au CERN en 2008, a pour but de donner la même importance à la qualité qu’au prix dans le processus d'attribution des contrats de service.
Les membres de la section Services industriels et infrastructure générale avec les dizaines d'offres qu'ils ont reçu en une seule journée.
Selon la nouvelle méthode d’adjudication, les contrats de service, qui prévoient la mise à la disposition de personnel travaillant sur le site du CERN, sont attribués à l’entreprise proposant le service en question avec le meilleur rapport qualité-prix. La procédure vise à garantir une meilleure qualité des services assurés au CERN. « Dans le processus d’adjudication, le prix compte généralement pour 70 %, explique Cristina Lara, chef de la section Services industriels et infrastructure générale. Plus les spécifications techniques sont complexes, plus la note de qualité aura un coefficient élevé. » En général, les critères et la note qui leur est attribuée sont définis par le département demandant le service, en collaboration avec le groupe Achats et services industriels, avant l’envoi de l’appel d’offres.
L’adjudication au mieux-disant permet aux soumissionnaire de proposer une valeur ajoutée, ce qui améliore la qualité du service acheté par le CERN. Du point de vue du CERN, le processus d’adjudication est plus ardu, tant pour le groupe Achats et services industriels que pour le département demandeur, qui reste chargé de définir tous les aspects techniques de l'appel d'offres. « Le nombre de documents que nous préparons pour l’appel d’offres a nettement augmenté, et le contenu est devenu plus complexe, explique Cristina Lara. De plus, les offres que nous recevons contiennent une telle masse d'informations et de documents que leur analyse prend nécessairement plusieurs jours. Avec les anciens critères, nous devions simplement évaluer l’offre la plus basse parmi celles qui étaient techniquement conformes, alors que mainatenant, toutes les offres technique doivent être évaluées. »
Le volume et la complexité du travail au quotidien ont augmenté, mais les résultats sont encourageants pour les membres de l’équipe des services industriels. « La qualité des services assurés par les entreprises sur le site du CERN est sans aucun doute meilleure qu'avant 2008, assure Cristina Lara. Les entreprises sont encouragées à prendre en compte les aspects techniques des futurs contrats autant que le prix de leur offre. Pour mieux servir les intérêts du CERN, les entreprises ont été en mesure de modifier leur perspective, jusqu'alors purement financière, pour intégrer les aspects qualitatifs. »
La prochaine étape pour le groupe sera de développer l'appel d'offres électronique, un système moderne et sûr qui permettra aux entreprises de présenter leur offre par voie électronique. L’image que vous avez sous les yeux est impressionnante, mais fort heureusement, ce devrait être la dernière photo montrant des cartons de documents à examiner !
par CERN Bulletin
