Le coin de l’Ombuds: Confidentialité

Dans cette série, le Bulletin a pour but de mieux expliquer le rôle de l'ombuds au CERN en présentant des exemples concrets de situations de malentendus qui auraient pu être résolus par l'Ombuds s'il avait été contacté plus tôt. Notez que, les noms dans toutes les situations que nous présentons, sont imaginaires et utilisés dans le but de simplifier la compréhension.

Jane* rencontra l’Ombuds pour partager avec lui ses préoccupations concernant les actions de Mike*, l’un de ses collègues senior superviseur, et insista sur la confidentialité absolue couvrant cette information, ce que l’Ombuds promit de respecter suivant les termes de son mandat. Durant la discussion, il apparut que le groupe entier était affecté par la situation, passant beaucoup de temps à réfléchir comment résoudre ce problème à la place de se concentrer sur ses responsabilités principales. Les risques encourus par l’Organisation semblaient importants et risquaient même de mettre en danger la sécurité des opérations.

D’un côté l’Ombuds considérait qu’il était essentiel d’attirer l’attention du management, et de suggérer la nécessité d’une vigilance, d’une action ou intervention de sa part, sans révéler ni le nom du visiteur, ni aucune information spécifique qui lui avait été transmise. Cependant étant donné l’historique du groupe, le nombre de personnes travaillant dans cette unité ainsi que la nature de son organisation, il y avait certains risques que l’identité de la personne soit connue ou dévoilée, ou pour le moins suspectée, ce qui conduirait à une brèche dans la confidentialité.

Quelles pourraient être les actions de l’Ombuds ?

Le mandat de l’Ombuds spécifie : « Les obligations de confidentialité ne peuvent être levées qu’avec l’accord des personnes concernées. La seule exception à cette règle est le cas où l’Ombuds estime qu’il existe une menace imminente d’atteinte grave aux personnes ou aux biens. » Le danger n’était pas imminent ; par conséquent une telle exception ne pouvait être considérée.

L’Ombuds proposa alors à Jane de parler directement à Mike, ou de lui accorder l’autorisation d’avoir une discussion confidentielle à propos de ce cas spécifique avec Mike ou avec le management. Elle refusa ces deux possibilités, ayant trop peur de représailles. Cependant, elle fut d’accord que cette situation ne pouvait perdurer au vu de son intérêt propre, de celui du groupe et de l’Organisation, ainsi consentit-elle à ce que l’Ombuds attire de façon anonyme l’attention du chef de groupe et lui suggère de rappeler au groupe entier les règles de sécurité impliquées dans les opérations.

Il fut également décidé que si jamais des soupçons de représailles s’élevaient, Jane contacterait immédiatement l’Ombuds pour discuter de la situation.

Conclusion:
La confidentialité, avec l’impartialité, la neutralité et l’indépendance, est l’un des piliers essentiels de la fonction de l’Ombuds et doit être totalement respectée. En ce qui concerne les représailles, le mandat de l’Ombuds spécifie : « Les représailles ou tentatives de représailles à l’encontre une personne ayant contacté l’Ombuds ou coopéré avec lui ne seront pas tolérées et pourront entraîner des mesures disciplinaires. »

Dans certains cas, la situation ne peut être laissée sans surveillance si des risques sont encourus, ainsi un accord informel peut être obtenu entre le visiteur et l’Ombuds qu’en cas de représailles provenant des conséquences d’une action confidentielle d’une personne, il/elle retournerait immédiatement vers l’Ombuds pour envisager quelles autres actions pourraient être mises en place.

* Le nom et le scénario sont purement imaginaires.

par Vincent Vuillemin