Les achats au CERN : un nouveau site web pour tout savoir
L’achat de tous les biens et services au CERN relève de la responsabilité du groupe Achats et services industriels (PI) du département Finances et achats. Ce groupe, qui gère environ 30 000 nouvelles commandes et nouveaux contrats chaque année, vient de lancer un site web, où Cernois comme partenaires extérieurs trouveront toutes les informations utiles pour être efficaces dans les opérations d’achat.
Lorsque le Laboratoire a besoin d’acheter des fournitures ou des services, le groupe PI intervient pour veiller à ce que tout se passe conformément aux règles et procédures établies. « Le CERN s’approvisionne en fournitures et en services et attribue les commandes et les contrats selon des principes de transparence et d’impartialité, explique Anders Unnervik, chef du groupe Achats et services industriels du département Finances et achats (FP). Les procédures d’appel d‘offres du CERN sont sélectives, mais elles sont conçues pour garantir une compétition équitable. »
Les appels d’offres sont en principe réservés aux entreprises établies dans les États membres ou dans les pays ayant le statut d'État membre associé en phase préalable à l'adhésion. Les contrats et les commandes sont attribués aux entreprises dont l’offre satisfait aux exigences techniques et financières et aux conditions de livraison et qui est la plus basse (adjudication au moins-disant) ou, selon le cas, présente le meilleur rapport qualité-prix (adjudication au mieux-disant).
Plusieurs parties prenantes participent au processus d’achat : les membres du personnel du CERN ayant besoin de fournitures ou de services, d’éventuels fournisseurs existants et potentiels, les chargés de liaison avec l’industrie, et naturellement les équipes du service des achats. Le nouveau site web a été mis au point au département Finances et achats par son nouveau webmestre, Robin Ashford, qui nous explique son fonctionnement : « La base du projet est le système Drupal, un système open source de gestion de contenu, avec une présentation déterminée par le nouveau cadre web du CERN et la charte graphique mise au point par le groupe Communication ; le site est hébergé par IT-OIS-ODS au moyen de la nouvelle infrastructure Drupal du CERN. »
Parmi d’autres éléments, le site propose des graphiques illustrant le processus d’achat. Les figures sont interactives, fournissant des informations détaillées sur chaque étape du processus d'achat, avec des questions et des réponses, et renvoient par des liens directs à tous les documents techniques nécessaires. « Après la réalisation du projet LHC, il était nécessaire de réaménager les modèles de documents techniques pour les adapter aux activités actuelles de l’Organisation. Ces mises à jour ont été effectuées sous les auspices du Groupe de travail sur l’assurance qualité du secteur Accélérateurs et technologies présidé par Tadeusz Kurtyka, auquel participaient plusieurs acheteurs expérimentés. Le groupe de travail a pensé que l’approche visuelle était la meilleure façon d’expliquer clairement les meilleures pratiques en matière d’achat », explique Pierre Bonnal, du bureau Appui aux projets du secteur Accélérateurs et technologie, qui a élaboré le cadre graphique présentant le cycle de vie des achats.
Tout en apportant au personnel du CERN toutes les informations nécessaires concernant les procédures d’achat, le site web n’oublie pas les partenaires extérieurs ; il comporte notamment des sections spécialisées où les procédures du CERN sont expliquées en termes simples, avec le détail des demandes d’approvisionnements importantes prévues (Forthcoming Market Surveys and Calls for Tender). « Les informations concernant les demandes à venir étaient précédemment publiées sur papier chaque trimestre, puis présentées au Comité des finances. Grâce au nouveau site web, l’information est désormais disponible immédiatement, de même que les liens vers tous les documents utiles, au fur et à mesure de leur publication, explique Cristina Lara, chef adjoint du groupe des achats et services industriels. Les fournisseurs potentiels sont également encouragés à contacter le personnel du service des achats, de même que les chargés de liaison avec l’industrie de nos États membres, et le nouveau site web fournit à tous les informations nécessaires sur les contacts. Tout cela fait partie d’un effort constant visant à améliorer la qualité de nos services. »
par CERN Bulletin
