1 rapport, 6 auteurs ? Pas de problème !

En 2016, le Service des publications électroniques du CERN testera trois plateformes de corédaction afin de retenir celle qui convient le mieux au CERN. Quel que soit le type de documents que vous rédigez en collaboration – articles scientifiques, rapports internes ou comptes rendus – un outil de corédaction vous facilitera la tâche. Pour que le CERN puisse vous proposer ce service, l’équipe chargée des publications électroniques a besoin de votre aide.

 

Au CERN, le service des publications électroniques (E-Publishing Service) est chargé de l’édition de textes scientifiques, tels que des rapports du CERN, des articles scientifiques, des actes de conférences, etc., et offre son appui aux Cernois en ce qui concerne le style et la présentation de leurs publications. Cherchant toujours à simplifier la vie des auteurs du CERN, le service des publications électroniques a décidé d'évaluer les avantages d'un nouveau service : une plateforme de corédaction.

Si vous rédigez des textes au format LaTeX ou Word, utilisez une application de messagerie pour faire des commentaires et un calendrier pour fixer des échéances, et que vous souhaitez ensuite diffuser le fichier correspondant par courrier électronique (autant de fois que nécessaire) – alors une plateforme de corédaction vous serait certainement très utile. Tout document qui sera partagé sur la plateforme de corédaction sera visible par tous les collaborateurs concernés et tout le monde pourra y faire des commentaires, ajouter ou supprimer des informations, apporter des corrections, etc. En outre, le système gardera toujours une trace de qui a fait quoi, quand. Naturellement, l’historique complet des modifications restera disponible et vous pourrez retrouver n’importe quelle version à tout moment. De plus, comme la plateforme est un outil basé sur un navigateur web, aucune installation n’est nécessaire et les documents sont accessibles partout.

« Des Cernois nous ont contactés pour nous suggérer d'incorporer une telle plateforme dans l'interface pour la publication électronique du CERN, explique Valeria Brancolini, membre de l’équipe chargée des publications électroniques. En fait, de nombreux scientifiques au CERN utilisent déjà des plateformes publiques de corédaction, mais nous sommes convaincus qu'un tel outil intégré à l'environnement du CERN pourrait être très utile à tous les départements. »

L’équipe des publications électroniques a donc sélectionné trois plateformes de corédaction parmi les plus utilisées – Authorea, DoDoc and Overleaf – que les auteurs CERN eux-mêmes pourront tester et évaluer. « L’idée est de retenir la plateforme qui réponde le mieux aux besoins des Cernois, quel que soit leur département ou les types de documents qu’ils produisent, ajoute Sebastian Witowski, également membre de l'équipe. Et pour définir les besoins des Cernois, nous avons besoin de Cernois. » C’est là que vous intervenez !

L’équipe des publications électroniques recherche des volontaires pour tester les trois plateformes (pour participer, inscrivez-vous ici) : « Premièrement, nous interviewerons les participants afin de connaître leurs besoins et habitudes en matière de rédaction, indique Nikos Kasioumis, le troisième membre de l’équipe. Ensuite, au début de l’année prochaine, nous leur demanderons de suivre un scénario de test précis sur chacune des trois plateformes afin qu’ils évaluent les outils. Bien sûr, ils pourront tester ces plateformes en travaillant sur leurs propres projets. Et les auteurs du CERN pourront exporter leurs documents au moyen de formats CERN communs ou d’autres formats de revues de physique. Nous serons disponibles pour leur venir en aide durant tout le processus. »                                          

N'ayez aucune crainte que votre fichier confidentiel ou votre travail scientifique en cours soit perdu ou rendu public. Le service de corédaction du CERN sera exclusivement interne – autrement dit, tous les documents téléchargés sur la plateforme seront stockés sur des serveurs du CERN. « Au moment de tester le service de corédaction pour évaluer les besoins des Cernois, nous sommes convaincus que les auteurs du CERN ne pourront plus se passer de ce service une fois qu’ils l’auront essayé », conclut Nikos Kasioumis.


Si vous souhaitez aider l’équipe des publications électroniques à évaluer les plateformes, inscrivez-vous ici. Si vous êtes simplement intéressés par le sujet et voulez en savoir plus, contactez-la à cette adresse : e-publishing@cern.ch.

par Anaïs Schaeffer