Ménageons nos boîtes mail ! Utilisez votre messagerie à bon escient

Au CERN, les échanges quotidiens à l'échelle planétaire font de la messagerie électronique le principal moyen de communication : qu'il s’agisse de coordonner des projets ou de planifier le repas de midi. Toutefois, la messagerie électronique peut également devenir le moyen de communication le moins efficace dont nous disposions. Voici comment remédier à ce problème.

Soyons honnêtes : nous recevons trop de courriels.

Pensez à tous les courriels que vous avez détruits sans la moindre hésitation, où à ceux auxquels vous avez été joints en copie sans raison valable. Combien de messages non lus – que vous n'envisagez pas une seconde de consulter – encombrent en ce moment-même votre boîte de réception ?

Des mesures simples peuvent toutefois vous aider à ne plus vous laisser envahir, et faire de votre messagerie électronique un moyen de communication efficace et productif.

De nombreuses recommandations qui visent à améliorer l’utilisation de la messagerie électronique prônent une approche qui va droit au but et ne s’encombre pas du superflu. Cependant, une telle approche peut ne pas fonctionner dans un environnement multiculturel tel que le CERN. Voici donc une liste de conseils à suivre et de pratiques à éviter, au vu de l'expérience acquise au Laboratoire.
 

À faire

• Posez-vous la question : ce courriel est-il indispensable ? Ne pourriez-vous pas simplement appeler la personne concernée ?
• Choisissez un titre clair et pertinent pour le champ « objet ».  Les titres imprécis ne permettent pas de classer les messages par priorité ou de les retrouver dans vos archives.
• Faites en sorte que le corps du message soit court et sans ambiguïté. Vous avez la responsabilité, en tant qu’émetteur du message, de respecter le temps dont dispose le destinataire et de réduire au minimum les allers et retours de messages. Si le corps du message doit être long, rédigez un résumé en introduction. Lors de l’envoi d’une vidéo ou d’un article, expliquez pourquoi vous transmettez ce support et ce à quoi le destinataire peut s'attendre.
• Utilisez les fonctions « À » et « Cc » de manière raisonnable. Incluez dans le champ « À » uniquement les personnes à qui votre courriel s’adresse directement. Utilisez le champ « Cc » uniquement pour les personnes qui doivent être informées ou contactées dans un deuxième temps. Le nombre de destinataires dans ce champ doit être limité au minimum.
• Réfléchissez bien avant de cliquer sur « Envoyer ». On ne le répétera jamais assez. Assurez-vous d’avoir inclus les bonnes personnes à votre message, vérifiez que votre objet est clair et que le texte est bien structuré.
• Précisez le degré d’importance avant d’envoyer un message. Si votre message nécessite une action particulière de la part de votre destinataire, marquez votre message comme important ou urgent, afin de permettre au(x) destinataire(s) de prendre les mesures adéquates.
• Attribuez différentes priorités à vos messages. Archivez les messages que vous devez conserver, mais qui ne nécessitent pas d'action particulière ; effacez les messages inutiles immédiatement ; et marquez comme non lus les messages qui nécessitent une action ultérieure de votre part.
• Désactivez la notification de courriels. Cette mesure peut vous paraître drastique, mais vous est-il vraiment nécessaire d’être informé de chaque message entrant ? Ne serait-il pas plus judicieux de passer quelques minutes par heure à consulter vos messages entrants de manière à tenir votre boîte de réception à jour.

À éviter

• « Répondre à tous ». Certes, il y a des exceptions, mais les destinataires d'un message doivent-ils vraiment tous savoir que vous avez remercié l'émetteur ?
• Considérer tous les messages (envoyés et reçus) comme importants. Certains messages nécessitent une réponse réfléchie ; d’autres ne requièrent aucune réponse.

• Joindre tous ses supérieurs hiérarchiques en copie à chaque message envoyé. Lorsqu'il s'agit du travail, nous sommes pour la plupart relativement autonomes. Faites donc preuve d’autonomie et informez vos supérieurs de votre travail, mais ne les joignez pas en copie à chacun de vos messages : vous inonderiez leur boîte de réception et leur coûteriez du temps à trier les messages.
• Répondre aux messages « pour information » par « Merci ! »
• Inviter, dans le même message, différentes personnes ou groupes de personnes à prendre des mesures. Il peut s’avérer plus efficace à long terme d’envoyer des courriels individuels (ou à des petits groupes), même si l’opération prend plus de temps.
• Placer des interlignes pour séparer un paragraphe ou une phrase en plusieurs lignes. De nombreuses personnes accèdent à leur messagerie électronique au moyen de téléphones portables, dont le formatage est alors complètement perturbé.
• Transférer de longues conversations sans résumé, avec pour seule indication : « pour information ». Vous devriez ajouter un résumé à votre message, au-dessus de la conversation transférée. Il en va de même lorsque l’on inclut de nouvelles personnes à une conversation.
   

Cet article a été inspiré par emailcharter.org et par cet article (en anglais) paru sur timemanagementninja.com.

par Achintya Rao